2023年底,上海市委办公厅、市政府办公厅联合下发《关于推动上海法律科技应用和发展的工作方案》,鼓励、支持法律科技的发展。在我国,“法律科技”这一概念自2013年起逐渐进入大众视野。早期行业内的讨论多集中在“互联网+法律”上,相关应用则多集中在法律检索领域。虽然也有少部分SaaS系统问世,但就像法律移植面临“水土不服”的困境一样,要求律师完全适用他人制定的系统性管理规程显然是困难的。随着时间推移,“法律科技”的概念逐渐明确且得到扩容,即:利用大数据、人工智能、区块链等前沿技术和各种科技手段为法律行业提供创新的产品和服务,为法治社会治理提供支撑。笔者认为,律师行业则不应受限于上述框架,应从降本增效的角度出发,考虑改变律所或律师原有的“手工作坊”式工作习惯,进而实现数字化转型。由此而言,律所既有的办公系统是科技,律师使用文档编辑、即时通讯工具是科技,使用各类搜索引擎也是科技。将既有的应用与律师实务相结合,形成标准化业务流程,才能真正地实现律所数字化转型,实现《关于推动上海法律科技应用和发展的工作方案》所要求的“打造示范性数字律师事务所”。本文拟通过分析法律科技应用于律所的路径、具体步骤、已有实践及未来展望,为中小律所实现数字化转型提供可借鉴的蓝本。中小律所数字化转型的路径相比大型律所具有较强经济实力,要求中小律所花费较大金额、人员和时间成本去开发定制办公软件显然不切实际。就律所内部而言,国内中小律所往往采用提成制,留存的公共运营资金非常有限;律所对律师的服务一般限于基础行政职能。由此,要求中小律所承担高额软件开发成本,或者以“法律移植”的方式直接改变本所律师既有工作习惯十分困难。就外部供应商而言,在服务大型及中小型律所时,供应商考虑到服务的长尾效应,更倾向于与大型律所建立合作关系。例如:2023年12月5日,某智能科技公司与某大型律所成立中国律师行业内第一个“法律人工智能实验室”,而与中小律所建立这样的合作关系则几乎不可能。因此,对于中小律所而言,应当摒弃自主开发的路径,也不应存有直接购买第三方软件“一劳永逸”的想法。在客观上使用通用软件,在主观上自行设计律所应用场景,循序渐进,或许才是中小律所实现数字化转型的有效途径。通用软件的具体应用场景律所的数字化转型应当是循序渐进的:从清单化,到标准化,再转向自动化。笔者在考虑律所办案、管理的场景时,提供了多种方案。(一)立案阶段律师在立案阶段的工作主要可拆分为:当事人信息采集、利益冲突检索及委托文本制作。该三项工作为事务性工作,除涉及收费方案外均无需脑力劳动。由此,可以借鉴清单化、标准化、计算机化的工作方式,节省大量时间。1.身份信息采集:分为两个步骤,一是客户自行提交由其签名的身份证复印件、盖章的营业执照复印件、开票信息等材料;二是调取诉讼对手方的身份信息、企业信用信息。对于客户提供部分,初阶方案是固定客户留言内容并要求其提供;进阶的方案为通过线上表单,让客户填入并上传材料。对于从第三方调取的部分,目前还是需要律师在上海“一网通办”上传资料调取身份信息、通过国家企业信用信息网站调取企业信息。2.利益冲突检索:初阶方案是设置EXECL表单(也可考虑在线协作文档工具),让律师自行排查或由律所行政人员完成利冲检索。进阶方案是由行政人员通过线上表单,让律师自行查询相关数据,这样做的好处是:一方面可以避免客户隐私被其他非经办律师知悉;另一方面也可以避免律师因潜在利益冲突引发不必要的纠纷。高阶方案则是通过OA系统设置“利益冲突”专栏,通过后台设置利冲规则,让计算机自动完成检索。3.委托文本生成:委托文本应标准化、不允许律师随意更改,否则会失去文本统一性。初阶方案是:律所建立委托文本的模版(包括:聘请律师合同、律师事务所函、授权委托书等),通过上传到网盘的方式让律师自动调取使用且定期更新,而行政人员通过盖章审核的方式要求律师必须使用模板文件。进阶方案是:律所可使用软件的限制编辑功能防止律所文本被更改,一次填写委托人身份信息、受理法院信息、对方当事人信息、案件案由信息后,通过代码软件自动生成所有文件。如果条件允许,还应实现电子合同、发票自动发送客户等功能,最大程度减少律师的工作量。(二)办案阶段律师在办案阶段的工作可分为文件起草、审阅及法律研究三项,均需律师付出脑力劳动。因此,律师的协作就具有了必要性。初级律师应该做好文件归入、扫描及初步分析工作。高级律师进一步分析案件所需证据、需要研究的法律问题,再进行第二次任务分配,以实现案件研究的深入,直至达到案件胜诉的目标。我们认为,为了实现律师的办案协同,应当做出以下努力:1.文件共享:在民商事案件办理过程中,如涉及多位律师协作,往往会发生两位律师通过即时通讯工具转发大量文件,造成信息不对称。此外,还有一个“痛点”在于如何将较大的证据材料、文件夹整体共享给委托人,使其实时掌握律师的工作动向。初阶方案是将文件夹上传网盘并向客户分享链接,供其下载查看,这可大幅提高律师的工作效率与客户满意度。更为进阶的做法则是由律所、团队购买私有云实现数据共享。2.流程管理:在提供多人间数据互传方案后,还应当考虑帮助律师便捷地找到所需文件,因此要对具体文件存放位置进行分类,而这更多是形成统一的工作习惯,而非法律科技。譬如:诉讼程序性文件、司法文书、原被告诉讼材料、庭审提纲、法院裁判文书、其他案件材料及归档文书应当分类归入文件夹,才能方便协作律师第一时间找到相关文件,给协作带来便利。3.其他小工具:如果要推动多位律师协作的进一步标准化,则应从应用程序着手。建议设立软件黑/白名单,将插件较多、内存较大的软件归入黑名单;对内存较小、帮助较大的软件归入白名单。黑/白名单不作强制要求,通过律所宣导等方式,逐渐推进律所整体工作的信息化。转型中的律所支持与要求软件的应用归根到底是技术,而律所的本质仍是人的结合。数字化转型绝非简单的技术叠加,应先做好底层准备工作,包括:资金预算、建章立制、办公系统、专人负责。以期在保持合伙制灵活性的前提下,实现律所数字化转型。(一)资金预算律所数字化转型显然需要资金支持,建议以“年度上限+逐笔申报”的方式设置预算。年度上限预算应与律所宣传成本靠拢,适用以下两种采购方式:(1)对于可由律师个人或律师团队购买的软件,由律所与供应商签订优惠协议,约定本所律师购买时给予优惠折扣;在本所律师购买超过一定数量时,给予本所律师延长服务期等优惠。(2)必须由律所出面购买的软件,则由律所出面购买。但为避免“一买了之”的情况,购买前律所应向软件公司申请试用,根据律师试用情况最终考虑是否购买。上述采购方式可有效降低数字化转型成本,提高律师及律师团队参与的积极性。(二)建章立制律所的数字化转型长期而言有利于律师,但在改革伊始势必遇到诸多不适。由此,建章立制与执行措施不可或缺。1.制度建设:提成制律所下律师为独立执业,要求律师一次性养成统一的办案习惯显然困难。但仍应求同存异,最大程度地建立制度。譬如:建立律所立案规则,民刑事案件办案指引,律师函起草、法律文件寄送、案件归档指引等,并将相关数字化工作增加到上述指引中,较为温和地推进数字化转型。2.执行措施:一种是以每月定期宣讲等软性方式促进数字化转型,另一种是通过控制律师的工作节点,强制性保障数字化转型实现。比如:律师必须根据既有方法进行利益冲突检索,律所才提供立案案号;必须严格使用律所的模版合同,律所才提供合同盖章、发票开具服务;必须进行文件扫描,律所才允许归档等。(三)办公系统中小律所的律师往往自带电脑、灵活办公。但律师使用的电脑操作系统和办公软件不一致,这种底层系统的不统一可能造成律师内部文件交换、律所文件留存困难等问题。由此,笔者建议律所应当统一底层的办公系统与基础软件。如有条件,建议律所推行统一的OA办公系统,但应该越简洁越好,只需涵盖立案、开票、归档的基础功能,在转向数字化的过程中也要兼顾最大程度地降低律师的学习成本。(四)专人负责不管是预算的执行、制度的建立、措施的推进还是办公系统的统一,最终都绕不开人的工作。由此建议分两步走,第一步,中小律所应当设置信息化工作专员岗位(或者由行政兼任),由其专门负责新进律师的应用程序安装、维护;律所办案规则的宣导、执行;律所软件的测试、采买。第二步,中小律所成立信息化工作小组,每一律师团队安排一位律师或秘书负责本团队的信息化工作,并加入律所的信息化工作小组,以做到本所的信息化工作步调一致、协同发展。数字化律所的未来场景就目前而言,律所实现信息化、数字化转型的工作,更多还是由线下人力投入+线上软件使用所构成。当我们畅想未来,律所数字化的推进应该更多地利用AI技术、以计算机替代律师助理的初级工作,包括但不限于:1.虚拟接待服务:通过AI电话的方式,自动接听意向客户的来电、社交APP的留言,一方面降低人工操作成本,另一方面定向发现高净值客户。2.诉讼文书的自动组装:对于类型化案件,可以考虑由当事人填写表单,自动输入系统,此后计算机自动得出分析结果,自动生成诉状、证据目录乃至完成一键网上立案。3.自动分析诉状及证据材料:实践中,律师需要花费大量的时间去分析诉状、证据材料,而该部分内容可以交由AI处理。实践中已有部分法律大模型可根据律师输入的证据自动完成资料的文字识别、完成案件大事记,通过“5W2H”的方法分析案件。4.法官、对方当事人画像分析:诉讼毕竟是人的工作,所以对于对方当事人及代理人、乃至法官的了解也是十分重要的。就目前而言,部分软件已可以完成对企业的分析,诸如判断公司的经营情况、风险情况。而针对律师和法官的散落数据也十分充分,但目前AI还未能完成有效的整合与分享。相信将来该部分数据可以为诉讼所用,定会让律师庭审的效果更上一层楼。作为法律专业服务机构,应当目标明确地构建适合自身的数字化转型。整合现有成熟技术方案、技术经验,是律师行业特别是中小律所实施数字化转型的合适方向,会有越来越多的律所意识到,创新的关键并不在于“发明”,而在于“发现”——发现更多现有技术并运用于既有的律师实际业务中。(作者:田思远、朱宇晖,上海博和汉商律师事务所)【责任编辑:王丽】