青年律师的自我管理之术浅谈

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“月亮和六便士”这一概念源自英国作家毛姆的小说《月亮和六便士》,“月亮”象征着遥不可及却令人向往的理想,代表着精神追求、梦想与内心的渴望;而“六便士”则代表着现实生活的琐碎与物质需求,是人们为了生存所必须面对的柴米油盐、经济收入等实际问题。

在进入律师行业之后,笔者发现律师这个职业与自己的预期很不一样,许多青年律师面临收入与预期不符、案源稀缺、专业化发展困难、工作生活平衡困难、职业发展路径不清晰等难题。然而作为九型人格中典型的“脑族”,笔者在经历了一番痛苦挣扎之后开始思考如何平衡工作和生活,并正确对待理想和现实之间的巨大差距。慢慢地发现所谓的平衡其实是手段而非目的,是一种借助各种理论、模型和工具进行自我管理(包括但不限于时间管理、知识管理、客户管理、情绪管理)并不断成长的过程,其最终目的不是达到某个具体的目标,而是让自己长久地活在自己喜欢的状态里。

一、时间管理

很多高效人士的高效之处并不在于做事的速度有多快,而在于他们的工作和生活总是充满弹性,所有事情都在掌控之中,可快可慢、可进可退。因此他们有充足的时间和精力去处理工作之外的更多事情,这与其卓越的时间管理能力是分不开的。

笔者有一个工作效率很高的同事,总能在规定的时间中提前完成工作任务。据观察,她有一个特别好的工作习惯,就是每天一早就把当天的工作计划和大致所需时间写下来。此外,她还通过软件随时记录工作安排,并通过局部设置不同颜色的高亮度提示来区分工作的优先级。其背后的方法论是“吃青蛙原则”,即通过列举任务清单,识别并优先处理“青蛙”(最重要、最困难的任务),规划完成“青蛙”的步骤和时间,然后立即开始执行。之后再根据实际情况调整计划,不断优化“吃青蛙”的策略,并在每天工作结束后反思完成“青蛙”的过程,总结经验教训,为第二天的工作做准备。如此循环往复,不断提高工作效率。

对于青年律师来说,首先需要学习的是如何管理自己的时间。具体到执行层面,可从以下几个方面来尝试:

(一)规划工作与学习时间

1.制定每日计划。

每周初应详细规划本周的工作任务,包括案件处理、客户咨询、法律研究等。同时每天预留出1-2小时用于学习新的法律法规或行业动态,通过阅读专业书籍、在线课程等方式提升自己的专业素养。

2.合理分配时间。

根据任务的紧急程度和重要性进行时间分配。对于紧急且重要的案件(例如即将开庭的案件),要集中精力优先处理,分配更多的时间进行证据整理、庭审策略制定等工作;对于重要但不紧急的任务(如长期客户关系维护),可以安排在相对轻松的时间段,如每周固定一天进行客户回访、发送行业资讯等;对于不重要且不紧急的信息,可以暂时放在通勤时间统一处理。

(二)利用工具提高效率

1.使用时间管理软件。

借助时间管理软件设置任务提醒和时间倒计时,以提高工作效率,避免拖延。同时通过软件记录任务完成情况,便于及时调整计划。

2.建立案件管理台账。

制作案件管理表格,记录每起案件的名称、当事人信息、案件进度、时间节点等关键信息。这样可以清晰地了解每起案件的状态,合理安排时间,避免因案件过多而出现遗漏或延误的情况。

(三)学会说“不”

当面对超出自己能力范围或与当前工作计划冲突的额外任务时,要学会合理拒绝,以保证自己的工作质量和效率,避免因过度劳累而影响身心健康和工作效果。

二、知识管理

在法律服务行业中,专业能力不仅是律师履行职责的基础,更是赢得客户信任、立足市场、实现个人价值和社会价值的关键。在具体执行层面,可以通过以下几个方面有效实现知识管理。

(一)注重知识的收集和整理

当我们看到新的法律法规、判例、专业文章、行业动态、研究报告、政策文件等时,可以通过电脑工具进行提炼和存储,也可以在电脑中建立不同的文件夹,根据自己的使用习惯将不同的文章分类存储。分类没有固定要求,可以按照专题维度整理,针对特定主题(如公司法修正案、数据合规等)建立文件夹,系统性地收集和整理相关资料。也可以按照时间维度,即按时间顺序整理知识信息,例如每月编制合规资讯月刊,便于快速学习和回顾。无论采取哪种形式,只要能通过阅读文件夹名称迅速找到即可。另外,知识的搜集和整理本身其实不需要额外花费很多时间来进行,关键在于能随时看到、随时整理。

(二)知识管理的目的在于输出

知识管理要以能对外输出作为目标,即将知识体系转化为法律服务产品,如撰写专业文章、举办讲座、制作培训课件等。这样不仅能提升律师的专业形象,还能拓展自身的业务范围。对于讲课经验不足的青年律师,可以先从内部分享开始,逐步积累经验后再对外输出,增强自信心和专业能力。

三)保持终身学习,持续迭代更新

法律行业变化迅速,新法规、新政策不断出台,这就要求青年律师及时更新知识体系,以适应市场需求。此外,除了注重新知识的搜集和整理,还要关注重要案件的复盘工作,并通过复盘案件总结经验教训,形成体系化的解决方案。

三、客户管理

如何在做好律师本职工作的同时让客户获得良好的服务体验,是每位青年律师所面临的共同课题。通过以下方法,可以在一定程度上提升服务的标准化程度,从而提高客户满意度。

(一)建立客户分类体系

常见的案件分为诉讼和非诉两种类型,与之相应的客户也可区分为诉讼客户和非诉讼客户两大类。客户管理的核心是通过适度的沟通频率和方式,让客户更好地理解并配合律师的工作。

对于诉讼客户,其关注重点是案件的进展和庭审情况,这就要求律师及时与客户沟通证据收集、庭审策略等关键信息。具体言之,应在出具每个重要文书、完成每个重要诉讼活动后仍然与客户保持同步,每周至少进行一次案件进展沟通的频率。

对于非诉客户,则更注重日常的法律咨询、合同审查等服务。为进一步提升服务体验,还可以定期向其提供行业动态、“法律体检”服务,并主动为其提供法律培训讲座,帮助客户提升法律意识和风险防范能力。

(二)加强沟通与反馈

1.定期沟通。

与客户保持定期沟通是维护良好关系的关键。对于正在进行的案件,每周至少与客户沟通一次,告知案件的最新进展、存在的问题以及下一步的工作计划。让客户对案件有一个清晰的了解,增强客户对律师工作的信任。

2.及时反馈。

当客户提出问题或意见时,要及时给予反馈。如果客户对案件处理有疑问,要耐心解答,提供专业的法律依据和分析;如果客户对服务有建议,要认真听取并及时改进。

(三)提供增值服务

1.法律培训与讲座。

定期为客户提供法律培训和讲座,帮助客户提升法律知识水平,提高风险防范能力。例如,针对企业客户可以根据其所在行业特点和实际需求举办培训讲座,讲解最新的法律法规变化和企业常见的法律风险点。通过案例分析的方式,让客户更加直观地了解法律知识,增强客户对律师专业的认可度。

2.行业动态分享。

及时向客户分享行业动态和政策变化,帮助客户把握行业发展趋势,提前做好应对措施。

四、情绪管理

有些人可能认为,所谓的情绪稳定,就是脾气温和、言辞恭顺。但被强行压抑的负面情绪,就像一颗隐藏在体内的“定时炸弹”、一座沉寂许久的活火山,一旦爆发后果不堪设想。所以真正的情绪稳定,是允许自己情绪自由,是看见并接纳情绪,并允许一切发生。

(一)自我认知与情绪觉察

1.了解自身情绪模式。

青年律师要通过自我反思,了解自己在不同情境下的情绪反应模式,这样可以更好地在不良情绪出现时及时察觉并进行调整。

2.把烦心事写下来。

人的焦虑往往来源于对未知的恐惧,有些人对于那些不确定或完全无法掌控的情况,容易产生思维反刍、夸大负面后果、行动迟缓或回避等不良情绪。针对这种情况可以养成记录情绪日记的习惯,每天花10-15分钟记录自己的情绪状态、产生情绪的事件以及当时的想法和感受。通过情绪日记更好地分析产生的原因,找到应对方法达到缓解焦虑和紧张。

(二)一些情绪调节的小技巧

1.深呼吸与冥想。

当情绪出现波动时,如在紧张的庭审前或与客户发生争执后,可以通过深呼吸和冥想来缓解情绪。同时,还可以尝试简单的冥想,排除杂念,让自己的情绪回归平静。

2.积极心理暗示。

用轻松的话语对自己进行心理暗示,通过积极的心理暗示增强自信心,去除消极因素缓解焦虑情绪。

3.寻求支持与释放情绪。

与同事保持良好的沟通和交流,当遇到情绪困扰时,可以向同事倾诉和寻求帮助。同事之间的相互鼓励和支持,能帮助青年律师更好地应对工作中的压力和情绪问题。

4.合理释放情绪。

找到合理的方式进行释放,避免情绪积压。例如,通过运动、听音乐、看电影等方式来缓解压力和情绪。在工作之余去锻炼身体,出一身汗可以让身体释放出内啡肽,缓解疲劳和压力。或者在周末的时候看一场喜欢的电影,暂时忘却工作中的烦恼,让自己的不良情绪得到释放和调整。

(作者:陈怡伊 ,北京市东卫律师事务所)

 

【责任编辑:宋安勇】